Google Analytics in 30 secondi

Ancora nell’anno domini 2018 ogni tanto mi imbatto nel caso in cui un cliente, magari non skillatissimo a livello di Analytics, non ha il pieno possesso del suo account Google Analytics: vuoi perché l’agenzia abituata al “lock-in” ha creato una property dentro al suo account (“facciamo sempre così”), vuoi perché chi ha realizzato il sito ha messo Analytics al 90°, sempre partendo dal proprio account (“non sapevo se ne potessero creare altri”), o varie altre versioni più o meno fraudolente volontarie.

Premesso che la configurazione ottimale è sempre e soltanto una: il cliente è ADMIN a livello di ACCOUNT (più MANAGE USERS, naturalmente) del suo o dei suoi account Google Analytics, e le agenzie e i fornitori vengono abilitati di volta in volta per la gestione dei progetti e le necessità. Ma se così non è, tipicamente vi ritroverete nella situazione in cui dovrete chiedere al cliente di chiedere alla vecchia agenzia di abilitarlo come ADMIN + MANAGE USER in modo che lui possa aggiungere voi e farvi iniziare a lavorare. La risposta però potrebbe anche (anzi, è probabile che sia) essere una frase all’incirca simile a “non possiamo. Se vi facciamo ADMIN dell’account, vedreste tutte le property” (sottinteso: vedreste tutti i gonzi che stiamo bloccando nel nostro account e/o gli spending Google Ads).

Se anche vi ricordaste che ormai si possono spostare le property da un account all’altro, sapreste che per farlo è necessario proprio il privilegio di amministratore (edit) e di gestione utenti.

Il piano B prevede che si faccia la procedura al contrario: voi creerete un nuovo account Google Analytics, vuoto e di cui sarete amministratori. Darete accesso pieno all’agenzia, che non vedrà nulla, e fornirete istruzioni affinché sia lei a “spingere” la property nel vostro nuovo account. Fatto quello potrete rimuovere la vecchia agenzia e aggiungere il cliente con pieni poteri. Oppure potrete spostare a vostra volta la property in un account del cliente, consolidando magari situazioni caotiche in cui ci sono diversi GA account con gestioni multiple e disordinate degli utenti.

Sembra una banalità, ma a volte alle soluzioni semplici non ci si pensa 🙂

In sordina, zitto zitto (o almeno, per ora non è uscito un post ufficiale [edit 14/09: eccolo qui]) ha fatto capolino negli account di tutto il mondo il pulsante “sposta proprietà”

Come si può immaginare, il pulsante permette di spostare una property da un account a un altro. Quindi si perderà per sempre l’associazione tra il numero UA-xxxxxx e l’account (qui c’è un ripassino sulla gerarchia di GA), un po’ come al giorno d’oggi il prefisso di un cellulare non è più rappresentativo del gestore, da quando esiste la number portability.

Non ho ancora provato a spostarne una, ma nei prossimi giorni in ufficio avremo modo finalmente di mettere ordine in certi account disastrosi ( 😀 ), però a quanto mi è dato di vedere per avere la possibilità di spostare una property bisogna avere il privilegio di MODIFICA su entrambi gli account: quello di partenza – che “perde” la property – e quello di arrivo – che “guadagna” la property. E’ una forma di sicurezza per tutti gli attori coinvolti, anche perché le opzioni disponibili sono due e molto diverse:

1. La prima recita “Mantieni le autorizzazioni esistenti per la proprietà e le viste. Le autorizzazioni per la proprietà e la vista attualmente impostate vengono copiate con la proprietà. Pertanto, gli utenti che dispongono di un accesso a livello di account nell’account di origine avranno un accesso a livello di proprietà nell’account di destinazione.” e dovrebbe spostare anche tutti i permessi utente; in pratica non dovrebbe cambiare niente se non l’account che contiene la property.
2. La seconda recita “Sostituisci le autorizzazioni esistenti per la proprietà e le viste con le autorizzazioni dell’account di destinazione. La proprietà e le viste erediteranno le autorizzazioni dall’account di destinazione.” che dovrebbe resettare i permessi utente, di fatto sottraendo per sempre la property al controllo degli utenti di partenza (ammesso che non siano presenti anche nell’account di destinazione, ovvio)

Da un lato questo può facilitare alcune operazioni: ad esempio gli account GA360 che dispongono di Rollup properties, possono crearle solo se le property sono nello stesso account. Da oggi sarà più semplice riorganizzare i dati e aggregarli su macro-livelli con le Rollup native. Dall’altro lato penso a tutte le agenzie che in questi 10 anni hanno blindato i clienti su Account/property creati secondo una gerarchia errata, e che ogni volta che un contratto finisce si sono sentiti dire “non possiamo darvi accesso completo all’account perché contiene i dati di altri clienti”. Ecco, adesso invece puoi spostarla senza problemi. Speriamo che questo non si tramuti in un “mercato nero” di dati storici…

La notizia della settimana è indubbiamente il lancio del demo account di Analytics, una vista perfettamente funzionante e piena di dati reali provenienti dal Google Merchandise Store.

Collegandovi a questa pagina di help e cliccando sull’apposito link, aprirete la vista ed essa sarà automaticamente aggiunta al vostro Google Account.

Diciamo innanzitutto che non è un account completo al 100%, dove per completo intendo dire che sfruttano TUTTE le feature che Google Analytics mette a dsposizione: alcuni esempi di feature che mancano sono:

• Metriche personalizzate (ma ce ne sono 5 calcolate)
• Tracking dei plugin sociali
• Importazione dei dati di costo non AdWords
• Resi dei prodotti

C’è però, ed è quasi completamente configurata, la sezione Enhanced Ecommerce. Ad esempio si notano dei problemi nel report Categoria di prodotto (E-commerce avanzato) per cui tutti i prodotti finiscono in categoria (not set). Sicuramente verrà sistemato.

Ci sono due modi per utilizzare questo demo account, secondo me. Il primo è banale da comprendere, ed è quello per cui lo hanno messo a disposizione, ovvero guardare il risultato di report che a volte non si possono attivare o non si sono ancora attivati. Esempio classico è proprio Enhanced Ecommerce.
Il secondo, un po’ più smart, è quello di fare esperimenti. Come vedete dallo screenshot qui sopra, se io faccio una visita con degli utm “miei”, dopo posso fare un segmento che mi isola. Quindi posso fare una visita, fare delle azioni, guardare come sono tracciate e controllare i risultati nel pannello. Lo posso già fare su un account mio, ma dovrei anche configurare tutto, ed avrei solo i miei dati. Nel’account di Google invece sfrutto il lavoro fatto dagli ingegneri, e guardo i risultati in un contesto più reale del mio account di test 🙂

A quanti di voi è mai successo di cancellare una vista (ne ho visti tantissimi), una property (meno, ma erano dolori) o un account (me ne hanno raccontato uno, una volta)?
La procedura per recuperarli è sempre esistita, con restrizioni più o meno ampie, ma era farraginosa e necessitava l’assistenza di un partner certificato Google Analytics, o qualche santo in terre AdWords/Analytics.

Poco fa il team ha annunciato che invece, a partire da adesso (ma se fossi in voi non sperimenterei tanto per fare… 😛 ) le cose cancellate finiranno per 35 giorni in un “cestino” ispezionabile a livello di account, da dove si potranno poi recuperare. Una feature che allinea il prodotto agli standard cui ormai siamo abituati da anni su Gmail e Google Drive, ad esempio.
Per i più curiosi ecco l’articolo dell’help con i dettagli, ma attenzione, secondo me c’è un errore: nell’esempio 3 la dinamica iniziale è identica all’esempio 1, ma il risultato diverso poiché di vuole restorare una vista. Credo che in realtà l’esempio che volessero fare sia questo:

• V2 è spostata nel cestino. Successivamente, Account A è spostato nel cestino. Ripristinare V1 automaticamente ripristinerà P1 e A1, ma non V2. V2 rimane nel cestino.

In ogni caso, una bella funzionalità, che come al solito vedremo comparire negli account progressivamente, nel giro di qualche settimana.

[Prima di leggere questo post è propedeutica una ripassata alla struttura degli account in Google Analytics: la trovi nel post “la matrioska di Google Analytics: cosa devi sapere su account e profili“]

Fino ad oggi c’è sempre stato un solo limite, nella creazione di nuove viste: 50 viste per account. Come sapete tra le viste e l’account ci sono di mezzo le property, per cui erano valide tutte le opzioni come ad esempio 1 property con 50 viste, 50 property con 1 vista ciascuna, 2 property con 25 viste, eccetera.

Con un post su Google Plus il team ci annuncia che le cose stanno per cambiare e quella limitazione sarà rimossa e sostituta con queste due:

• Ogni account potrà avere 50 property
• Ogni property potrà avere 25 viste

Se pensiamo quindi al limite totale siamo davanti ad un grande aumento: si passa da 50 a 1250 viste.
Se pensiamo invece alla flessibilità di avere un solo codice UA con 50 viste, questo non sarà più possibile. Per chi avesse già superato questi limiti, non cambierà nulla. Le strutture esistenti che non rispettano il nuovo requisito non saranno toccate, mentre sarà disponibile nell’interfaccia di amministrazione il conteggio delle property e delle viste usate e restanti, in modo da potersi preparare per tempo alla corretta strutturazione dell’account.

A distanza ormai di sette anni dalla sua nascita, e sebbene il meccanismo non sia MAI cambiato (si tratta di una delle poche cose che forse non è stata toccata in Analytics) ancora oggi noto che molte persone fanno fatica a capire come sono organizzati i dati all’interno del sistema, e che differenza ci sia tra un account, un profilo e una web property.
Cerchiamo di fare un po’ di chiarezza, con un back to basics. Consideriamo questa schermata:

La matrioska è così formata:
Google Account
–> Google Analytics account
—–> Web property
——–> Profilo

Il Google Account – in verde nello screenshot – è la vostra email di login: deve per forza essere un account Google, anche se non è necessario che sia una Gmail (si può creare da qui usando una mail esistente); un Google Account, quando accedete a Google Analytics, contiene TUTTO quello che possedete all’interno del mondo di Analytics, esattamente come contiene tutto quel che possedete (email, configurazioni dei filtri, contatti, ecc) quando lo usate per entrare su Gmail. All’interno di Analytics potete possedere Google Analytics ACCOUNT (ci arriviamo tra breve) e configurazioni, altrimenti dette Asset: segmenti avanzati, report personalizzati, configurazioni di filtri, eccetera.
Un Google Account è però anche la vostra “chiave” per aprire la porta di Google Analytics, dietro alla quale ci possono essere anche cose che potete vedere ma che non possedete: ad esempio GA account e profili di altri, che però vi hanno garantito un accesso. Motivo per cui, tra l’altro, non vedete i segmenti avanzati o i custom report creati da qualcun altro anche se legati ad un profilo.
Ogni Google Account può creare un massimo di 100 GA account.

Il Google Analytics Account – in azzurro nello screenshot – rappresenta una suddivisione logica della attività che volete/dovete/potete tracciare attraverso il vostro Google Account; questo significa in buona sostanza che potete tracciare due progetti completamente diversi con lo stesso Google Account ma con due differenti GA Account. Il link di AdWords e Adsense avviene a questo livello, cioè potete importare dati di costo da una sorgente AdWords in tutti i profili contenuti nello stesso GA account.
Ora la parte importante: quando date accesso a qualcuno come AMMINISTRATORE, gli date accesso al GA Account, anche se lo fate dalla configurazione del profilo. Non esistono gli amministratori del singolo profilo, esistono solo gli amministratori del GA account. Dal punto di vista agenzie questo si traduce in una sola, semplice regola cristallina: OGNI CLIENTE DEVE AVERE UN GA ACCOUNT SEPARATO, perché se tracciate CocaCola e Pepsi nello stesso GA account ma con profili diversi, e domani dovete dare accesso Admin al marketing Pepsi, questo vedrà anche i dati di CocaCola. In verità questo problema non si dovrebbe nemmeno porre, perché la best practice dice che l’account lo crea il CLIENTE con la sua email, e all’agenzia viene dato accesso come Admin per il tempo necessario a svolgere le proprie mansioni. Ma siccome ancora nel 2012 mi capita di vedere cose “fatte male” e account “rubati” o repentinamente “negati”, lo scrivo lo stesso.
Ogni GA account può contenere un massimo di 50 profili.

Le proprietà web – in rosso nello screenshot – rappresentano una suddivisione logica delle attività tracciate all’interno del medesimo progetto. E’ difficile fare esempi specifici perché le necessità sono molteplici e non standard, ma proviamoci ugualmente: innanzitutto l’interfaccia italiana di amministrazione riporta correttamente la dicitura “proprietà (web o applicazione)”, perché quando si crea una nuova web property si crea un nuovo codice di monitoraggio nella forma UA-XXXXXXX-Y (dove Y è progressivo e non viene mai riutilizzato anche dopo aver cancellato la web property): questo codice può essere utilizzato per tracciare una attività web o una applicazione mobile. Ma non solo.
Supponiamo di avere un sito e la sua versione mobile su m.sito.it, e di avere la necessità di tracciarli con due distinti codici di monitoraggio: poiché fanno parte dello stesso progetto web, faranno parte dello stesso GA account, ma avranno due web property diverse (e due profili distinti). Se invece volessimo tracciarli con lo stesso codice potremmo tranquillamente fare due profili all’interno della stessa web property, e magari usare dei filtri per distinguerli.

I profili infine – in nero nello screenshot – sono l’ultimo gradino della scala e rappresentano l’unità di tracciamento più piccola che esiste in Google Analytics: ogni profilo contiene tutti i report che vengono generati dall’analisi delle chiamate fatte da pagine con il relativo codice UA-XXXXXXX-Y della web property che contiene il profilo e dei filtri che vengono applicati al profilo. Questo è il motivo per cui possono esistere i famosi profili-clone, cioè profili che non necessitano di uno specifico codice di monitoraggio – quindi che riutilizzano le informazioni che arrivano dalle chiamate del codice che già esiste – ma che applicano filtri differenti uno dall’altro. Nello screenshot si vede proprio un profilo-clone del principale, che ha dei filtri che estrapolano e visualizzano informazioni che negli altri profili della web property non ci sono.
Quando si clicca su “crea un nuovo profilo”, tra le altre cose, il sistema non presenta il pulsante “ottieni l’ID di monitoraggio” come fa quando si crea una nuova web property, ma dice soltanto “crea profilo”, segno che non c’è bisogno di installare alcun codice di monitoraggio.

E’ importante aver compreso bene come sono strutturati i dati, soprattutto per via del fatto che i dati non si possono trasferire da un profilo ad un altro, né da una web property all’altra, né da un GA account a un altro, né tantomeno da un google account ad un altro: poterlo fare significherebbe da un lato creare un mercato di compravendita dei dati pregressi, ma dall’altro creare anche un “mercato nero” di proprietari (o ex properietari) di account con dati storici da rivendere ai legittimi proprietari.
Se state pensando semplicemente “rendo amministratore qualcun altro, e lui poi mi estromette” sappiate che ovviamente non è così facile: la mail che ha creato un GA account non può mai essere cancellata dall’account: io chiamo questa mail con questo status speciale “il founder dell’account”.