Google Analytics in 30 secondi

L’altro giorno mi è capitato sott’occhio un articolo di Orbit Media Studios intitolato “How to Grant Access to Google Analytics (and confirm you have the “Master Key”)“. E’ un articolo abbastanza basico, un buon riassunto delle procedure per dare accesso ad Analytics e dei livelli di accesso esistenti sul prodotto, ma mi ha incuriosito in particolare la keyword “master key” nel titolo.

Esattamente il punto toccato nell’articolo è questo:

You should have the ability to add or remove anyone’s access anytime. Think of it as the master key.

Cioè secondo l’articolo avere il privilegio di “manage users” (gestione utenti nell’interfaccia italiana) sull’account Analytics è il punto più alto possibile tra i permessi esistenti, e rappresenta la chiave primaria di accesso all’account. Ora, non dico che questa cosa sia sbagliata – sia chiaro – solo che la scelta della terminologia è quantomeno ambigua.

Sicuramente è vero, come dice l’articolo, che i dati sono del cliente e non dell’agenzia, e che quindi il cliente dovrebbe SEMPRE avere i privilegi EDIT + MANAGE USERS sull’account Analytics, in modo da poter aggiungere e rimuovere agenzie e fornitori a proprio piacimento. Ma se vogliamo parlare del livello supremo, cioè di un livello che garantisca che nemmeno un fornitore con il tuo stesso privilegio ti possa estromettere dall’accesso ai tuoi dati, allora quel permesso non è sufficiente. Se ve lo state chiedendo, è esatto: chiunque abbia il privilegio “manage users” può rimuovere altri utenti, compresi gli EDIT (cioè gli amministratori). E come abbiamo già detto più volte in passato, non esiste nessun amministratore “originale” che abbia una qualche precedenza sugli altri.

Ergo, come dicevamo prima, da qualche tempo Google ha introdotto su Analytics un livello superiore, ancorché esso non sia creabile direttamente su GA. Incidentalmente, una volta creato questo livello esso ha esattamente l’icona a forma di chiave che tanto ricorda la “master key” citata nell’articolo 🙂

Per ottenere questo livello supremo di accesso, è necessario migrare il proprio account, o i propri account, dentro a una ORGANIZZAZIONE, cioè una entità che racchiude uno o più account Analytics, Tag Manager, Optimize, eccetera. E’ una diramazione della Google Marketing Platform, ma è disponibile anche per gli account free. Per creare una organization è necessario visitare l’indirizzo marketingplatform.google.com e seguire i link per AMMINISTRAZIONE e poi ORGANIZZAZIONE. Una volta creata un’organizzazione e collegati gli account, il primo utente sarà automaticamente amministratore dell’organizzazione e sarà poi possibile aggiungere altri amministratori. Costoro godranno dell’icona mostrata in precedenza che avvisa tutti gli utenti “manage users” che quelle utenze sono amministratori dell’organizzazione. Tecnicamente è comunque possibile eliminare da Google Analytics un “org admin”, ma lui ha la possibilità di aggiungersi nuovamente tramite l’interfaccia di gestione dell’organizzazione.

Questa si che è una vera “master key” no? 🙂

Tempo fa ebbi la falsa impressione che il team di Google Analytics avesse introdotto una feature desiderata da tempo: la possibilità di auto eliminarsi dagli account.

In realtà, come dettagliato nei commenti a quel post, la cosa era possibile a patto di avere i privilegi di “gestisci utenti”, che non sono – più – collegati all’essere admin di un profilo.
Ebbene, ho appena avuto la conferma che invece ora è possibile auto-eliminarsi da un account anche senza quei privilegi: mi sono infatti rimosso da un account molto vecchio, al quale ero stato aggiunto come semplice utente e al quale l’amministratore non aveva mai risposto alle mie lamentele. Detto fatto, mi sono tolto da solo.

Per fare la stessa cosa è necessario andare nel pannello di Admin e cliccare “gestione utenti” nella colonna relativa agli account. Un bel pulsantone rosso con scritto “RIMUOVIMI DA QUESTO ACCOUNT” è lì che aspetta solo di essere cliccato 🙂

Avevamo affrontato questa questione tempo fa, e a mio avviso era ridicolo che non ci fosse la possibilità di togliersi di propria iniziativa da un account Google Analytics.

Siccome in questo periodo stanno – finalmente – rilasciando la nuova interfaccia di amministrazione a tutti, e siccome provandola mi sono accorto che su alcuni account avevo anche i nuovi permessi utente, ho colto la palla al balzo e ho provato ad auto-eliminarmi da un account che non mi interessava più seguire e da cui il suo amministratore non mi ha mai (chissà perché) voluto eliminare. Detto fatto, con i nuovi permessi utente la cosa è fattibile, ed è giusto così in fondo! 🙂

Prima la riga con la propria email contiene link disattivati e non utilizzabili, dopo invece ci si può auto-eliminare.
Ora scusate, vado finalmente a fare pulizia nel mio account personale 🙂

La grande novità di oggi sono i nuovi permessi utente, attesi da praticamente sempre e invocati a gran voce da tutti gli utenti con almeno due account a cui io abbia mai rivolto la parola.
Tradizionalmente sono sempre esistiti due ruoli, in Google Analytics:

• Utente: può vedere i report di un singolo profilo
• Amministratore: può vedere i report di tutti i profili di un Google Analytics Account, e modificare la configurazione

Il problema è che non c’è la via di mezzo: vedi poco di un solo profilo o vedi tutto di tutti.

Tra qualche settimana invece i permessi saranno portati a tre, e la granularità sarà aumentata grazie a un sistema di ereditarietà e sommatoria dei ruoli. I nuovi ruoli saranno (in inglese che chissà poi come li traducono):

• Manage Users: può aggiungere e rimuovere utenti e cambiare i permessi. Niente altro.
• Edit: può compiere task amministrativi, come aggiungere property e account, filtri, obiettivi, ma non può modificare gli utenti. Include anche il ruolo View
• View: può vedere i report

I permessi sono ereditari, nel senso che se aggiungo un utente con ruolo View a un Google Analytics account, esso avrà accesso come View anche a tutte le web property e tutti i profili. Mentre se aggiungo un utente come Edit a un singolo profilo, esso vedrà e potrà modificare solo il singolo profilo.
Naturalmente i permessi, scendendo nella gerarchia, si possono aggiungere ma non togliere: quindi un permesso Edit sulla web property non si può limitare a View su un profilo ivi contenuto, mentre è vero il contrario (View sulla property e Edit su soltanto un profilo).

Nelle prossime settimane Google migrerà automaticamente tutti gli utenti esistenti secondo queste regole:

• Gli Amministratori diventano “full access” (quindi tutti e tre i permessi di cui sopra) a livello di GA account
• Gli utenti diventano “view” per i profili cui hanno correntemente accesso

La domanda che ho visto girare su Google Plus è questa: questo risolve l’annoso problema degli account in mano a persone “sbagliate”? (si veda questa discussione in proposito)
La risposta sembra essere si, perché adesso puoi rendere una persona “amministratore” di un singolo profilo, dandogli tutti e tre i permessi limitatamente al singolo profilo. Non risolve del tutto, perché qualcuno con un privilegio più alto può sempre rimuoverti (e perché ad esempio alcune cose si possono fare solo a livello GA account, come il collegamento AdWords), ma dovrebbe risolvere al 90%.

L’altra domanda che mi pongo, e per la quale incrocio le dita, è: ci sarà finalmente la possibilità di auto-rimuoversi dai profili? almeno riuscirò a fare pulizia di tutti quei profili dai quali non riesco a liberarmi (e che non posso nemmeno punire con un filtro azzera-visite perché adesso c’è la cronologia delle modifiche 😀 )